Должны ли сотрудники НКО получать зарплату и откуда брать на нее деньги.
Оксана Петрова, директор фонда «Добрый город Петербург», рассказала АСИ, как НКО планировать административный бюджет и привлекать на него средства.
Что такое административный бюджет
Административный бюджет – это план материальной поддержки работы НКО в целом, вне зависимости от ее программ и проектов. Он, как и любой бюджет, состоит из расходов и доходов.
К административным относятся расходы на аренду помещения, зарплаты, приобретение и обслуживание офисного оборудования, покупку канцелярских принадлежностей и другие траты.
«Это комплекс общих для НКО расходов, которые есть вне зависимости от наличия или количества проектов. Неважно, одна у вас программа или десять. Но чем больше у вас людей и работы, тем больше административных расходов», – объясняет Оксана Петрова.
В зависимости от типа юридического лица некоммерческой организации законодательство регулирует и административные расходы.
Административные и проектные расходы
Важно научиться разделять проектные и административные расходы.
«Если в вашем проекте предусмотрены тренинги, то приобретение расходных материалов — ручек, блокнотов или бумаги — будет проектным расходом. Потому что без этого тренинг не состоится. Если бухгалтер будет составлять договоры с участниками, его работа тоже будет проектным расходом», – объясняет Оксана Петрова.
тобы осуществлять уставную деятельность, НКО нужен крепкий фундамент: помещение, техника и тот же бухгалтер, который составляет общую отчетность. Эти административные расходы – общие, их уже не всегда можно оплатить из проектных средств. Как правило, 10-20% — оптимальный расход на административное содержание НКО.
«Я бы рекомендовала делать три варианта бюджета. Бюджет минимум – без чего не сможет работать организация, бюджет оптимум – за счет чего можно расширить команду или получить какие-то бонусы, и это позволит сделать вашу работу более качественно. И бюджет максимум, куда будут входить все возможные необходимые расходы», – советует директор фонда «Добрый город Петербург».
Исходя из трех бюджетов, можно делать фандрайзинговый план с учетом полученных грантов или заключенных договоров пожертвования, мониторить будущие конкурсы, вести переговоры с партнерами или запускать фандрайзинговые акции по частным пожертвованиям.
Экономия
Распределив расходы, организации могут поискать способы сэкономить средства.
Например, можно привлекать pro bono волонтеров: системных администраторов, юристов, PR-специалистов, фотографов, дизайнеров. Или экономить средства за счет аутсорсинга. Другой способ – кооперироваться с другими НКО и вместе оплатить работу административного персонала. Например, бухгалтера: в таком случае он будет вести документацию сразу двух организаций.
Некоторые организации могут закрыть часть административных расходов при партнерстве с социально ответственными компаниями. Например, часть фондов присоединилась к программе «Яндекса» — «Помощь рядом».
Источники дохода
«Если НКО оптимизировала свой административный бюджет перечисленными способами, она может аргументированно показать донору, сколько средств нужно на уставную деятельность. Как правило, в таком случае удается договориться с донором и включить административные расходы в проект», – уверена Оксана Петрова. Один из самых работающих способов – обращаться к донорам и партнерам, с которыми НКО работает на протяжении длительного времени. Они доверяют организации и знают, на что пойдут средства. Такие доноры — физлица или компании — чаще всего разрешают добавлять статьи на развитие организации, аренду и работу административной команды.
При работе с грантами НКО должны понимать, сколько средств понадобится на административные расходы. Если на такие расходы денег нет и их вряд ли получится найти, Оксана Петрова советует не подавать заявки на гранты, где такие расходы не допускаются или им отводится небольшой процент от общего бюджета. В этом случае НКО ставит под угрозу реализацию всего проекта. После того, как НКО написала все заявки, расходы распределяются по ним: какие средства и куда могут пойти. Если организация не выиграет грант или не сможет договориться с донором, расходы перераспределяются, определяются дефициты, и НКО ищет способы «подлатать дыры». Тут может пригодиться помощь других доноров и партнеров.
НКО могут использовать и частные пожертвования. Например, фонд «Предание» делает отдельный онлайн-сбор на административные расходы и объясняет важность такой помощи. Зарплаты в НКО – миф или необходимость?
Оксана Петрова отмечает: работа в НКО – это не увлечение. Развитие благотворительного сектора сейчас идет в сторону профессионализма. Если НКО хочет привлечь экспертов в сектор, то она должна конкурировать с другими сферами в материальном плане.
Считать, что на зарплатах можно экономить, — большая ошибка. Оплата труда будет разной в зависимости от организации, но она не должна быть минимальной.
«В какой-то момент я задумалась поменять машину, долго выбирала. Я зашла к своим коллегам и спросила: «Скажите, на какой машине должен ездить директор благотворительного фонда?» Воцарилась тишина, а после мне ответили: «Велосипед». Это, конечно, шутка, но она основана на стереотипах», – рассказывает Оксана Петрова.
Особенно актуально это для региональных НКО. По словам эксперта, многие организации до сих пор имеют небольшой административный бюджет. Чем лучше у НКО прописан бюджет и финансовое планирование, тем больше у нее шансов оказывать качественную и регулярную помощь. «Люди там работают, а не выгорают», – уверена Петрова.
Другая ошибка – когда НКО неправильно составила бюджет и не аргументирует свои административные расходы. Из-за этого в переговорах с донором организация не сможет объяснить, почему нужно столько денег и на какие затраты они пойдут.
